Kostensenker eRechnung in der öffentlichen Verwaltung

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) setzt sich mit Unterstützung der MACH AG für die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung ein: Ab sofort wird das vom Bundesministerium des Innern (BMI) empfohlene einheitliche Datenformat in der Praxis umgesetzt.

Im Geschäftsbereich des BMI ist das BVA eine von drei Pilotbehörden für das Projekt Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung. Ralf Bergmann, verantwortlich für die Umsetzung der eRechnung im BVA, ist sich der Chancen bewusst: „Als Pilotbehörde können wir Einfluss auf die Gestaltung der Software nehmen und damit den Grundstein für die eRechnung in der öffentlichen Verwaltung legen. Behördenspezifische Besonderheiten können von Beginn an berücksichtigt und integriert werden. Damit ist eine schnelle Umsetzung und dadurch zeitnahe Nutzung im Arbeitsalltag möglich. Das baut bürokratische Hürden ab.“

Das Vorhaben setzt das BVA gemeinsam mit der MACH AG um, mit der bereits seit über zehn Jahren eine erfolgreiche Zusammenarbeit bei verschiedenen Modernisierungsprojekten besteht. Die eRechnung schließt die „elektronische Lücke“ zwischen der Beschaffung und der Rechnungsbearbeitung und ermöglicht die durchgängig elektronische Bearbeitung. „Wir verarbeiten ca. 50.000 Buchungen jährlich und versprechen uns erhebliche Effizienzgewinne in Form von kürzeren Prozesslaufzeiten und Kosteneinsparungen“, so Bergmann. „Nicht zuletzt erwarten wir auch eine höhere Prozess- Sicherheit durch die Automatisierung.“

Grundlage für das Entwicklungsvorhaben ist neben rechtlichen Änderungen das Engagement des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): Mit dem einheitlichen Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide) hat es eine Basis geschaffen, die die Verarbeitung elektronischer Rechnungen vereinfacht und den Austausch von Rechnungsdaten branchenübergreifend zwischen Wirtschaft und Verwaltung erlaubt. Die Umstellung auf die elektronische Rechnung hat hohes Einsparpotenzial: Das Projekt eRechnung vom BMI und der Goethe-Universität Frankfurt zeigt, dass sich die Bearbeitungsdauer von rund 27 auf etwa 2,5 Minuten reduzieren lässt und damit auch die Prozesskosten um bis zu 80 Prozent sinken können.

Weitere Informationen zum BVA, dem zentralen Dienstleister des Bundes und dem vielfältigen Aufgabenspektrum finden Sie auf unserer Internetseite unter: www.bva.bund.de