Das Bundesverwaltungsamt (BVA) hat die eRechnung in Betrieb genommen und ist damit die erste Bundesbehörde, die dieses Verfahren einsetzt. Seit 2013 ist das BVA Pilotpartner des Bundesministeriums des Innern für die eRechnung.

Das BVA hat das Modul eRechnung in Kooperation mit der MACH AG, deren Buchhaltungs-Software im BVA eingesetzt wird, zur Produktreife geführt. Der Durchbruch kam mit einer EU-Richtlinie, die die Verwaltung verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verarbeiten.
Danach wurde auch das sogenannte ZUGFeRD als einheitliches Format für den Datenaustausch in Deutschland verabschiedet. Genau dieses Datenformat ist Grundlage für einen weitreichenden Automatisierungsschritt, der jetzt im BVA als erster Bundesbehörde, die dieses Verfahren einsetzt, greift. Die elektronischen Rechnungen enthalten eine Datei, die maschinenlesbare Metadaten der Rechnung beinhaltet. Diese Metadaten werden direkt in die Buchhaltungssoftware übernommen, so dass keine manuelle Erfassung der Rechnungsdaten mehr erforderlich ist. Das spart Zeit und reduziert Fehler, die bei einer händischen Eingabe auftreten können.

Christoph Verenkotte, Präsident des Bundesverwaltungsamtes, lobt die erfolgreiche Umsetzung der eRechnung: „Modernisierungsmaßnahmen wie diese stärken das BVA als Dienstleister des Bundes. Wir steigern Qualität und Quantität der Rechnungsbearbeitung. Davon profitieren nicht nur unsere Lieferanten, es wird auch eine Kostenersparnis erreicht“.

Auch Gabriele Mayer, die zuständige Referats- und Projektleiterin, freut sich über die erfolgreiche Inbetriebnahme: „Wir haben die ersten Rechnungen automatisiert in die ERP-Software M2 übernommen und weiterbearbeitet. Ich bin sicher, dass sich unsere Erwartungen bezüglich der Effizienzgewinne bestätigen.“

Weiterer Projektpartner ist die Bundesdruckerei, die derzeit die Rechnungsbelege für das BVA mit den maschinenlesbaren Daten anreichert. Denn die Lieferanten können zwar elektronische Rechnungen schicken, sind dazu aber nicht verpflichtet. Damit das neue Verfahren in Schwung kommt und die Effizienzgewinne messbar werden, ermöglicht das Pilotprojekt zudem, dass die Rechnungen entsprechend aufbereitet werden. Die Projektverantwortlichen gehen davon aus, dass Firmen dem Trend zur Digitalisierung folgen und ihre Rechnungserstellung umstellen.

Weitere Informationen zum Thema eRechnung sowie zu den weiteren Aufgaben des Bundesverwaltungsamtes als zentralem Dienstleister des Bundes finden Sie auch auf unserer Internetseite unter: www.bva.bund.de.

Quelle: www.bundesverwaltungsamt.de